Udane wydarzenie plenerowe powstaje na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. Najpierw trzeba uporządkować celu wydarzenia, grupy uczestników i przewidywanej skali, a dopiero później przechodzić do atrakcji, cateringu i scenariusza Odmiennego podejścia wymaga duże wydarzenie integracyjne z rozbudowanym programem, dlatego wybieranie atrakcji bez wcześniejszej analizy często prowadzi do niepotrzebnych kosztów. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a organizator po stronie firmy nie musi reagować na każdy problem dopiero wtedy, gdy się pojawi.
Dobry piknik zaczyna się od właściwych pytań
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć bezpieczniej najpierw poznanie struktury zaproszonej grupy. Jeśli znaczną część gości stanowią całe rodziny, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. Gdy priorytetem pozostaje budowanie relacji między pracownikami większe znaczenie mogą mieć aktywności zespołowe. Dobre planowanie nie polega na wypełnieniu każdego kwadransa programu, lecz na takim ułożeniu aktywności, aby nie konkurowały ze sobą o uwagę.
Warto także ustalić proporcję dorosłych i dzieci, organizację transportu oraz stopień formalności. Te pozornie proste informacje wpływają później na niemal każdy element wydarzenia ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Jeśli brief jest aktualizowany dopiero tuż przed wydarzeniem, kolejne elementy trzeba przebudowywać zamiast konsekwentnie realizować plan.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić dostępu dla uczestników i ekip technicznych, a także możliwości przygotowania cateringu. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Nie mniej istotne pozostaje rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Praktyczny plan terenu powinien uwzględniać strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Niektóre elementy wymagają bezpiecznego odstępu, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy organizator zachowuje kontrolę nad przebiegiem imprezy.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a następnie porównuje kilka propozycji. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia najniższej ceny. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak obsługa techniczna, program i atrakcje czy zaplecze sanitarne. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Przy większej liczbie usług trzeba jasno określić, kto koordynuje całość. Jeżeli za poszczególne strefy odpowiadają różne podmioty, ktoś musi połączyć wszystkie harmonogramy w jeden spójny plan. Jeżeli nikt nie zarządza całością łatwo o nakładające się godziny montażu. Im większa impreza, tym mniej miejsca pozostaje na improwizację dlatego potrzebny jest czytelny obieg informacji.
Co zrobić, gdy dzień pikniku nie przebiega zgodnie z założeniami?
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Plan B nie stanowi elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz jednym z podstawowych elementów przygotowania imprezy. Trzeba ustalić, które atrakcje mogą działać podczas lekkiego deszczu, a także które aktywności można zastąpić innymi.
Praktyczne zabezpieczenie wydarzenia uwzględnia ponadto opóźnienie dostawy. Nie da się przewidzieć każdego możliwego zdarzenia, ale można przygotować procedury ograniczające skutki najczęstszych problemów. Przydatne okazuje się posiadanie aktualnego harmonogramu montażu i programu. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast opóźniać reakcję.
Udane wydarzenie nie wynika automatycznie z liczby zamówionych elementów. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują funkcjonalna lokalizacja, koordynacja wykonawców i przemyślany plan awaryjny. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a zespół organizacyjny może skupić się na przebiegu programu.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Tekst Sponsorowany+